Jak obniżyć koszty utrzymania floty samochodowej w firmie?

Jak obniżyć koszty utrzymania floty samochodowej w firmie?

Jak obniżyć koszty utrzymania floty samochodowej w firmie? Najczęściej zaczyna się od analizy tego, gdzie pieniądze faktycznie znikają. Paliwo, serwis, ubezpieczenia oraz spadek wartości pojazdów tworzą razem całkowity koszt użytkowania samochodu. W wielu przedsiębiorstwach wydatki te rosną przez brak kontroli nad stylem jazdy kierowców, nieplanowane naprawy lub źle dobrane pojazdy. Odpowiednie zarządzanie flotą pozwala jednak ograniczyć koszty bez utraty mobilności pracowników.

Realne koszty utrzymania floty samochodowej

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że największym wydatkiem jest zakup samochodu. To jednak tylko część całkowitego kosztu użytkowania pojazdu. W zarządzaniu flotą stosuje się pojęcie TCO – całkowitego kosztu posiadania (obejmującego wszystkie wydatki związane z użytkowaniem auta).

W przypadku samochodu firmowego koszty pojawiają się w kilku obszarach jednocześnie:

• zakup lub leasing pojazdu;
• paliwo lub energia elektryczna;
• serwis, części eksploatacyjne i opony;
• ubezpieczenie oraz opłaty administracyjne;
• utrata wartości samochodu w czasie;
• przestoje pojazdów wynikające z awarii;
• styl jazdy kierowców wpływający na zużycie paliwa i części.

Wybór odpowiedniego rodzaju napędu – pierwszy krok umożliwiający obniżenie kosztów utrzymania floty

W wielu firmach odchodzi się od wyłącznie spalinowych jednostek na rzecz napędów hybrydowych lub elektrycznych.

Dlaczego napęd ma znaczenie dla budżetu floty?

Samochody hybrydowe i elektryczne mają cechy sprzyjające ograniczaniu kosztów użytkowania:

• niższe zużycie paliwa w ruchu miejskim;
• mniejsza liczba elementów wymagających regularnej wymiany;
• rzadsze wizyty w serwisie;
• stabilniejsze koszty energii w porównaniu z cenami paliw;
• wyższa wartość pojazdu przy odsprzedaży.

Przykładowo w wielu firmach sprzedażowych dobrze sprawdzają się samochody hybrydowe, ponieważ duża część tras odbywa się w miastach i na krótszych dystansach.

Przykład nowoczesnej hybrydy w użytkowaniu flotowym

Dobrym przykładem pojazdu często wybieranego do flot jest Hyundai TUCSON Hybrid. Wersja hybrydowa łączy silnik spalinowy z elektrycznym, dzięki czemu w ruchu miejskim zużycie paliwa bywa zauważalnie niższe niż w klasycznych jednostkach benzynowych.

Chodzi głównie o mniejsze koszty eksploatacji przy dużej liczbie przejazdów w aglomeracjach. Dodatkowo hybrydowy układ napędowy ogranicza zużycie elementów układu hamulcowego.

Samochody elektryczne w firmowej flocie

Coraz więcej przedsiębiorstw testuje także samochody elektryczne w codziennej pracy. W Polsce rozwój infrastruktury ładowania stopniowo przyspiesza. Według WNP, na koniec 2026 roku liczba ładowarek elektrycznych wzrośnie do 14 tysięcy.

Dla flot poruszających się głównie w miastach interesującym rozwiązaniem bywa na przykład Hyundai KONA Electric, oferujący baterię o pojemności 64,8 kWh i maksymalny zasięg do 510 km według procedury WLTP.

Planowanie serwisów i przeglądów technicznych

Kolejnym elementem mającym duży wpływ na koszty floty jest serwisowanie samochodów. Wielu przedsiębiorców reaguje dopiero w momencie awarii, tymczasem znacznie tańsze okazuje się działanie wyprzedzające.

Regularna obsługa techniczna obejmuje między innymi wymianę oleju, filtrów, klocków hamulcowych czy kontrolę zawieszenia. Koszty takich czynności są niewielkie w porównaniu z naprawą poważnych uszkodzeń silnika lub skrzyni biegów.

Ciekawostka!

Według raportu ADAC Fleet Services zaniedbanie wymiany oleju może zwiększyć ryzyko poważnej awarii silnika nawet kilkukrotnie. A taka naprawa często przekracza kilka lub kilkanaście tysięcy złotych.

System planowania przeglądów

Coraz więcej firm korzysta z elektronicznych systemów zarządzania flotą. Oprogramowanie tego typu zapisuje informacje o:

• przebiegu pojazdów;
• terminach przeglądów;
• historii napraw;
• zużyciu paliwa;
• stylu jazdy kierowców.

W rezultacie zarządzanie flotą staje się znacznie prostsze, a przedsiębiorstwo zyskuje pełną kontrolę nad kosztami eksploatacji.

Dobór pojazdów do rzeczywistych potrzeb firmy

Jednym z najczęstszych błędów w firmowych flotach jest wybór samochodów niedopasowanych do sposobu użytkowania.

Część przedsiębiorstw kupuje pojazdy większe i mocniejsze, niż wymaga tego codzienna praca. Z kolei inne firmy decydują się na bardzo małe samochody, które nie radzą sobie z intensywną eksploatacją.

Analiza rzeczywistych tras

Przed wyborem modeli do floty należy przeanalizować:

• średni dzienny przebieg samochodów;
• typ tras (miasto, trasa krajowa, autostrady);
• liczbę przewożonych osób;
• transportowany sprzęt lub bagaż;
• częstotliwość wizyt serwisowych.

Przykład samochodu miejskiego dla floty

W przypadku firm działających głównie w aglomeracjach dobrze sprawdzają się kompaktowe pojazdy o niewielkim zużyciu energii. Przykładem może być Hyundai INSTER, elektryczny model miejski o szerokości 1610 mm, uznawany za jeden z najbardziej kompaktowych samochodów w gamie producenta.

W środowisku miejskim jego niewielkie wymiary sprzyjają parkowaniu i manewrowaniu, a napęd elektryczny ogranicza koszty codziennych przejazdów.

Znaczenie wartości rezydualnej pojazdów

W zarządzaniu flotą często pomija się jeszcze jeden aspekt – wartość samochodu po kilku latach użytkowania. Tymczasem właśnie ten element potrafi zdecydować o realnym koszcie auta.

W praktyce samochód, który po czterech latach zachowuje wysoką wartość rynkową, okazuje się znacznie tańszy w całym cyklu użytkowania niż pojazd szybko tracący na wartości.

Dlatego firmy flotowe analizują między innymi:

• popularność modelu na rynku wtórnym;
• trwałość podzespołów;
• koszty części zamiennych;
• reputację producenta.

Optymalizacja liczby pojazdów w firmie

Czasem największe oszczędności nie wynikają z ograniczenia spalania czy kosztów serwisu, lecz z samej liczby samochodów.

W wielu przedsiębiorstwach flota powiększa się stopniowo przez lata. Kolejne działy otrzymują samochody, a stare pojazdy nie zawsze są wycofywane z użytkowania. W efekcie firma utrzymuje więcej aut, niż rzeczywiście potrzebuje.

Analiza wykorzystania samochodów

Dobrym krokiem jest sprawdzenie rzeczywistego wykorzystania pojazdów w ciągu dnia lub tygodnia. W wielu flotach okazuje się, że część samochodów stoi na parkingu przez dużą część czasu.

Analiza powinna obejmować:

• liczbę kilometrów pokonywanych przez każdy samochód;
• czas postoju pojazdu w ciągu dnia;
• sezonowość pracy firmy;
• liczbę pracowników korzystających z samochodów;
• możliwość współdzielenia pojazdów między działami.

Niektóre przedsiębiorstwa po takiej analizie zmniejszają flotę nawet o kilka pojazdów bez wpływu na codzienną działalność.

Programy flotowe producentów samochodów

W przypadku większych flot przedsiębiorstwa często korzystają z dedykowanych programów zakupowych przygotowanych przez producentów samochodów. Takie rozwiązania obejmują nie tylko sam zakup pojazdów, lecz także wsparcie serwisowe i doradcze.

Przykładem jest program Hyundai Business, przygotowany z myślą o klientach flotowych. W jego ramach przedsiębiorstwa mogą liczyć na wsparcie opiekuna flotowego pomagającego w wyborze pojazdów oraz organizacji obsługi serwisowej.

Takie podejście upraszcza zarządzanie samochodami w firmie. Chodzi głównie o łatwiejsze planowanie przeglądów, szybszy dostęp do części oraz przejrzyste warunki współpracy.

Dla wielu firm ważne jest także to, że flota może opierać się na modelach dopasowanych do różnych zadań.

Na przykład:

• i30 Hatchback z silnikiem T-GDI często wykorzystywany jest przez przedstawicieli handlowych;
• KONA Hybrid sprawdza się w ruchu miejskim przy częstych krótkich trasach;
• TUCSON Hybrid bywa wybierany jako samochód dla kadry zarządzającej;
• IONIQ 5 stanowi elektryczną alternatywę dla dłuższych podróży służbowych.

Ujednolicenie floty upraszcza zarządzanie częściami zamiennymi, szkoleniami kierowców oraz serwisem pojazdów.

Podsumowanie

Koszty utrzymania floty samochodowej nie są czymś stałym i niezmiennym. W rzeczywistości zależą od decyzji organizacyjnych podejmowanych każdego dnia w firmie.

Najważniejsze obszary wpływające na budżet floty obejmują:

• właściwy dobór pojazdów do charakteru pracy;
• kontrolę stylu jazdy kierowców;
• planowanie serwisów i przeglądów;
• wykorzystanie systemów zarządzania flotą;
• analizę liczby samochodów w przedsiębiorstwie;
• świadome planowanie wymiany pojazdów.

Firmy traktujące flotę jako element strategii zarządzania kosztami często osiągają zauważalne oszczędności w ciągu kilku lat. Jednocześnie zyskują większą kontrolę nad bezpieczeństwem pracowników oraz przewidywalnością wydatków.

O czym należy pamiętać?

• koszty utrzymania floty samochodowej obejmują nie tylko zakup pojazdów, lecz także paliwo, serwis, ubezpieczenie oraz utratę wartości auta w czasie;
• paliwo stanowi około 30% całkowitych kosztów użytkowania samochodu firmowego, dlatego styl jazdy kierowców ma duży wpływ na budżet przedsiębiorstwa;
• regularne przeglądy techniczne i planowanie serwisu pomagają uniknąć kosztownych awarii oraz przestojów pojazdów;
• wybór odpowiedniego rodzaju napędu, np. hybrydowego lub elektrycznego, sprzyja zmniejszeniu kosztów eksploatacji w ruchu miejskim;
• systemy zarządzania flotą i telematyka pozwalają analizować styl jazdy, zużycie paliwa oraz rzeczywiste wykorzystanie pojazdów;
• wprowadzenie polityki flotowej w firmie porządkuje zasady użytkowania samochodów i ogranicza niekontrolowane wydatki;
• analiza wykorzystania pojazdów pomaga ustalić optymalną liczbę samochodów w przedsiębiorstwie;
• nowoczesne systemy bezpieczeństwa w samochodach zmniejszają ryzyko kolizji, a tym samym koszty napraw i przestojów.

Redakcja Hyundai