Åpenhetsloven.

Organisasjon

Hyundai Motor Norway (HMN) er et norskregistrert utenlandsk foretak (NUF). Selskapet er en filial av Hyundai Motor UK Limited som er et datterselskap av Hyundai Motor Europe (HME). Hyundai Motor Europe er del av Hyundai Motor Company (HMC) som har sitt hovedkontor i Sør-Korea. HMC er den 3 største bilprodusenten i verden.

Hyundai Motor Norway har sitt hovedkontor på Alnabru i Oslo og importerer, distribuerer og markedsfører Hyundai-biler, -deler og -tilbehør i Norge.
 

Hyundai Motor Company organisasjonskart

Hyundai Motor Europe (HME) med sitt hovedkontor i Frankfurt er det sentrale service- og koordinasjonssenteret for Europa. HME er en divisjon underlagt Hyundai Motor Company (HMC) og HME spiller også en kritisk rolle som produksjonssenter for Hyundai-biler i Europa.

Hyundai sine bilproduksjonsanlegg er strategisk plassert i Tsjekkia og Sør-Korea, og Hyundai Motor Norge kjøper biler fra disse to fabrikkene og distribuerer dem videre til vårt forhandlernettverk i Norge.

Innkjøp av nøkkelkomponenter og deler er forankret i vårt samarbeid med datterselskapene i Mobis-gruppen. HMN kjøper hovedsakelig deler fra Mobis Sverige. Produksjonen av disse delene har hovedsete i Sør-Korea, og Mobis opprettholder et logistikksenter i Sverige dedikert til distribusjon av disse komponentene.

Hyundai Motor Company organisasjonskart

Produkter, marked og retningslinjer

Produkter og Tjenester

Hyundai Motor Norway (HMN) driver med import, distribusjon og salg av Hyundai-biler og -reservedeler i Norge. Salget foregår gjennom 58 tilknyttede forhandlere. Over flere år har Hyundai økt salget av nullutslippsmodeller, og fra 2023 hadde vi kun nullutslippsmodeller for salg. Lokalt har Hyundai Motor Norway en målsetting om å bidra til miljømessig bærekraft og derfor fremme miljøvennlige drivlinjer. Som del av dette målet ble vi ISO-sertifisert for miljø i 2023 (ISO 14001).

Marked

Nybilsalget i det norske markedet er svært konkurranseutsatt. Ny teknologi, økende konkurranse og endrede rammevilkår har betydelig innvirkning på utviklingen i bilmarkedet. Som en fabrikkeid importør er Hyundai Motor Norway mindre påvirket av kortsiktige lokale markedssvingninger, da vi er en del av Hyundai-konsernets (HMC) globale markedsstrategi.  

Retningslinjer og rutiner for risikostyring knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

HMN er opptatt av å etterleve standarder for forsvarlig og etisk forretningspraksis i henhold til retningslinjene nedfelt i Åpenhetsloven, og denne redegjørelsen gjelder regnskapsåret 2023.  I forbindelse med konsernets ESG arbeid er det i 2024 igangsatt en prosess for en konsernfelles supplier code of conduct.  Hyundai Motor Norway vil følge konsernets supplier code og conduct når dette dette styringsdokument er klart. 

Etiske retningslinjer 

HMN følger et omfattende sett av etiske retningslinjer for å sikre at lover og etiske forretningspraksiser etterleves. Disse retningslinjene gjelder både lokalt og som en integrert del av Hyundai Motor Group. Selskapet har iverksatt mekanismer og prosedyrer som sikrer at disse reglene er tilgjengelige og forstått av alle ansatte, og at de blir overvåket for å sikre etterlevelse. I tilfelle brudd på de etiske retningslinjene, er det etablert disiplinære retningslinjer og prosedyrer for håndtering av slike situasjoner. Code of Conduct (CoC) er implementert på europeisk nivå og er et avgjørende element i vår overholdelse av Åpenhetsloven. Samtlige ansatte har bekreftet sin forståelse og aksept av CoC gjennom signatur.

Varslingsprosedyrer

Eksterne kan benytte seg av epost «legal-compliance@hyundai-europe.com» som varslingskanal. 

Som en del av Hyundai Motor Group har ansatte ved HMN tilgang til en varslingsplattform. Dette gjør det mulig for de ansatte å rapportere om brudd på lover, etiske retningslinjer og etisk praksis som kan forekomme i forbindelse med driften av virksomheten. Dette tiltaket ble innført som en respons på både nasjonale lover angående varsling og EUs direktiv om beskyttelse av varslere, og er i samsvar med våre egne etiske retningslinjer.

Varslingsplattformen kan benyttes for å sende inn anonyme saker på to måter:

1. Opprett en sak - Dette vil åpne skjemaet for deg slik at du kan fylle det ut.
2. Ring en hotline - Dette vil koble deg til en person som vil fylle ut spørsmålene for deg.

HMN aksepterer ikke represalier mot ansatte som rapporterer om bekymringer, varsler om uetisk oppførsel i god tro eller deltar i en intern gransking. Selskapet oppfordrer heller til en kultur preget av åpenhet og ærlighet, der ansatte oppmuntres til å komme frem med informasjon uten frykt for negative konsekvenser.

HNM vil vurdere mottatte varsler gjennom sin varslingsplattform og gjennomføre interne undersøkelser ved behov. Under disse undersøkelsene blir varslerne behandlet konfidensielt så langt det er mulig, samtidig som det sikres en grundig og rettferdig gransking som oppfyller juridiske forpliktelser. Ansatte forventes å gi fullstendige, ærlige svar under selskapets gransking og må respektere kravet om konfidensialitet i forbindelse med prosessen.

Retningslinjer for kontroll (due diligence)

I henhold til §4 i loven er grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i HMN styrt av åpenhetsloven. Dette gjelder også veiledning fra Organisasjonen for økonomisk samarbeid og utvikling (OECD). Dokumentet "OECD Due Diligence for Responsible Business Conduct" (OECD, 2018) utgjør vår primære kilde.  OECDs rammeverk for due diligence (og dermed HMNs egne rammer for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold) er oppsummert i følgende diagram:

I samsvar med OECDs veiledning er HMNs due diligence-prosesser risikobaserte. Dette innebærer en vurdering av den negative påvirkningen av virksomhetens egen drift. Forretningsrelasjoner, inkludert forsyningskjeder, må håndteres med fokus på følgende dimensjoner:

• Sannsynlighet for negativ påvirkning
• Alvorlighetsgraden av negativ påvirkning

Ifølge retningslinjene kan en vurdering av alvorlighetsgrad forstås gjennom følgende beregninger:

• Omfanget av alvoret ved den uønskede virkningen
• Omfanget av den negative virkningen
• Uopprettelig karakter av den negative virkningen

Due-diligence risikovurderingsmetodikk

I tråd med OECD-retningslinjene legger vår risikovurderingsmetodikk til rette for gradvis rangering og prioritering av aktiviteter og skadevirkninger. HMN er klar over at kompleksiteten og omfanget av forsyningskjedene knyttet til produksjon og import av motorkjøretøyer gjør oss sårbare for risikoer som kan påvirke menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold negativt. Vi anvender selvfølgelig disse standardene i vår egen drift, i samsvar med loven og våre etiske retningslinjer.

Informasjon som gjelder hvordan vårt konsern, Hyundai Motor Group, arbeider med bærekraft (inkludert bærekrafts-rapporter) kan finnes her:  Sustainability | Company - Hyundai Worldwide.

Hyundai Motor Group har organisert sitt bærekrafts arbeid slik:

I 2023 har HMNs risikovurderingsmetodikk vær todelt. Førstegangsvurdering ble gjennomført for både nåværende og fremtidige leverandører. Denne vurderingen har hatt fokus på å identifisere og vurdere indikatorer som viser leverandørens etterlevelse av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette baseres på lover og regler i det aktuelle landet. Med andre ord vurderer vi sannsynligheten for uønskede konsekvenser basert på landets forpliktelse til prinsippene om grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, sett i lys av ulike indikatorer. Dette inkluderer landets medlemskap og deltakelse i nasjonale organisasjoner, spesielt de som fremmer internasjonal humanitær rett og prinsipper om vern av anstendige arbeidsforhold. Det innebærer også medlemskap i multilaterale organisasjoner, fremme av demokrati og demokratiske prinsipper, effektiv og etisk forvaltning både offentlig og privat, samt respekt for rettsstatens prinsipper. Vi gransker kvaliteten på hvordan rettsprinsippene praktiseres i vedkommende jurisdiksjon, i tillegg til den sosiale og politiske stabiliteten der. Der det er relevant, vurderer vi også om disse prinsippene er integrert i offentlig tilgjengelige retningslinjer, samt vurderer risikoen knyttet til industrien og de sannsynlige områdene og forsyningskildene for enheten.

Dette tillater HMN å objektivt evaluere risikoen forbundet med våre leverandører. Leverandører som overskrider en bestemt terskel vil bli gjenstand for en ny vurdering. I slike tilfeller forventer HMN at leverandøren svarer på spørreskjemaer angående deres retningslinjer og praksis når det kommer til etterlevelse av prinsipper for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i deres operasjoner og praksis. Svarene blir deretter grundig vurdert. Leverandører/forretningspartnere som ikke når opp til en minimumsterskel, vil bli gjenstand for ytterligere tiltak for å samle inn mer informasjon om risikoen for uønskede påvirkninger. Vi vil regelmessig gjennomgå eksisterende leverandører eller foreta spesifikke undersøkelser på ad hoc-basis dersom vi mottar informasjon som indikerer en potensiell betydelig negativ påvirkning. 

Gjennomføring av due diligence

HMN har implementert en due diligence-prosess for å dokumentere og sikre overholdelse av Åpenhetsloven. Dette er gjort for å identifisere risikoer knyttet til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som potensielt kan bli påvirket av HMNs virksomhet, både direkte og indirekte gjennom forsyningskjeden og forretningspartnerrelasjoner. Due diligence-prosessen er utformet for å sikre full overholdelse av paragraf 4 og 5 i loven og inkluderer følgende punkter:

1. En risikovurderingsmetodikk brukes for å identifisere og vurdere risikoen for negative påvirkninger på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold knyttet til HMNs operasjoner. Dette gjelder både eksisterende og fremtidige leverandører og forretningspartnere.
2. Leverandører og forretningspartnere blir informert om at deres samarbeid med HMN er betinget av deres engasjement for å fremme grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i deres egen virksomhet og praksis.
3. Det er etablert retningslinjer og prosedyrer for å motta, behandle, svare på, spore og overvåke offentlige informasjonsforespørsler om påvirkningen av HMNs operasjoner, samt leverandørers og forretningspartneres påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette er i tråd med lovens §6.
4. Det er etablert retningslinjer for å implementere og overvåke utbedringsstrategier for å håndtere eventuelle faktiske negative påvirkninger av våre operasjoner på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
5. Ansatte blir opplært for å forstå og utføre sine roller og ansvar knyttet til de nevnte punktene.
6. Det legges vekt på økt offentlig informasjon og rapportering for å formidle våre retningslinjer og praksiser knyttet til overholdelse av loven og våre forpliktelser og praksiser angående opprettholdelse av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i våre aktiviteter, samt de tilknyttet våre leverandører og forretningspartnere.
7. Det gjennomføres regelmessige risikovurderinger av eksisterende leverandører og forretningspartnere.
8. Det gjennomføres periodiske gjennomganger av våre retningslinjer og praksiser for å sikre at de fortsetter å være effektive i tråd med beste praksis-prinsipper.

Våre risikovurderingsresultater 

Vi har gjennomført en grundig due diligence-prosess for å vurdere leverandørene i henhold til åpenhetsloven og internasjonale standarder for menneskerettigheter. Prosessen involverte et utvalg av 60 tilfeldige leverandører av totalt 556, samt de 20 største leverandørene basert på beløp. Dette utgjør 96,6% av leverandørkostnaden. Hver leverandør ble grundig vurdert ved hjelp av en matrise der spørsmål ble besvart med 'ja', 'nei' eller 'delvis'. Miljøpåvirkning og etterlevelse av miljøstandarder ble også vurdert.

Spørsmålene vi stilte er som følger:

1. Jurisdiksjon og internasjonale standarder: Vi evaluerte om leverandøren/forretningspartneren opererer i en jurisdiksjon som har undertegnet menneskerettighetsavtalene og har inkorporert ILOs standarder og prinsipper for arbeidslivet i sitt nasjonale lovverk.
2. Inkorporering i nasjonal lov: Vi undersøkte om leverandøren opererer i en jurisdiksjon der internasjonale menneskerettighetslover og ILOs konvensjoner om arbeidsstandarder er integrert i nasjonal lovgivning.
3. Overholdelse av rettsstatsprinsipper: Vi vurderte om leverandøren/forretningspartneren opererer i en jurisdiksjon som generelt er anerkjent for å respektere og følge prinsippene for rettsstaten.
4. Konfliktfri sone: Vi bekreftet at det ikke er indikasjoner på at leverandøren/forretningspartneren opererer i en konflikt-sone.
5. Industri- og jurisdiksjonsrisiko: Vi forsikret oss om at leverandøren/forretningspartneren ikke opererer i en bransje eller jurisdiksjon som er kjent for å forårsake eller bidra negativt til brudd på menneskerettigheter og arbeidsstandarder.
6. Historisk etterlevelse og konfliktløsning: Vi undersøkte om leverandøren/forretningspartneren ikke tidligere har vært involvert i brudd på menneskerettigheter eller arbeidsstandarder, og i tilfellet «ja» vurderte om disse sakene ble tilfredsstillende løst.
7. Nåværende risiko for brudd: Vi bekreftet at det ikke er indikasjoner på at leverandøren/forretningspartneren er involvert i pågående brudd på menneskerettigheter eller arbeidsstandarder.

Resultatet av disse vurderingene indikerte generelt lav risiko og overensstemmelse med våre etiske retningslinjer. Det er likevel viktig å påpeke at vi valgte å gjennomføre tilsvarende due diligence av de 12 leverandørene med høyest omsetning, som utgjør 96,6% av totalomsetningen med leverandørene. Dette ble gjort for å sikre ytterligere trygghet og for å forsikre oss om at potensielle uregelmessigheter blir håndtert i tråd med våre etiske retningslinjer og Åpenhetsloven.

Leverandører

Alle leverandører (antall)

Geografisk Spredning

Av våre leverandører utgjør hele 92% norske selskaper. Dette reflekterer vår forpliktelse til å støtte og fremme lokale næringsliv og samfunn. De resterende 8% av våre leverandører befinner seg i 14 ulike land, med hovedtyngden plassert i Europa

Anti-Slaveri og Menneskerettigheter

Samtlige leverandører er underlagt kontroller for å sikre at de ikke er involvert i noen form for menneskerettighetsbrudd, inkludert slaveri og tvangsarbeid. Vi insisterer på at våre partnere følger prinsippene for menneskerettigheter fastsatt av FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter.

Anti-Korrupsjon og Bestikkelser

Vi har nulltoleranse for korrupsjon og bestikkelser i alle ledd av vår forsyningskjede. Våre leverandører må etterleve strenge retningslinjer og er gjenstand for jevnlige revisjoner og evalueringer for å sikre at de opprettholder de høyeste standarder for etisk drift.

Barnearbeid

Vi er engasjert i å forhindre og avdekke enhver form for barnearbeid i våre leverandørers operasjoner. Gjennom regelmessig overvåkning og samarbeid med lokale myndigheter og interessegrupper, forsikrer vi oss om at våre partnere opererer i samsvar med internasjonale retningslinjer for barns rettigheter.

Konfliktområder

Vi tar aktivt avstand fra deltakelse i konfliktområder og krever at våre leverandører heller ikke opererer i slike områder. Dette er et viktig skritt i å bidra til å opprettholde fred og stabilitet i de berørte regionene.

Lover og Regler

Vi forventer full etterlevelse av alle gjeldende lover og reguleringer fra våre leverandører. Dette inkluderer ikke bare lover knyttet til arbeidsrettigheter, men også miljøstandarder og andre relevante regelverk.

Vår forpliktelse til etisk drift strekker seg gjennom hele forsyningskjeden. Vi oppfordrer våre leverandører til å ta ansvar og implementere lignende retningslinjer i sin egen operasjon. Dette samarbeidet er avgjørende for å sikre en bærekraftig og rettferdig forretningspraksis på globalt nivå.

Ytterligere viktige aspekter - Veien videre

HMN ønsker å utvikle sin due diligence prosess for å sikre bedre kontroll på at våre leverandører etterkommer menneskerettigheter, og i 2024 har vi startet arbeidet med å kategorisere leverandørene våre i henhold til DFØ’s (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) høyrisikoliste (Høyrisikolisten | Anskaffelser.no). Denne listen inneholder informasjon om høyrisikoprodukter. Vi vil følge opp at våre leverandører som faller innunder områder med høy risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter som for eksempel kategorien «Biler og andre kjøretøy» blir kontrollert. 

For å få en bedre oversikt over risiko vil et tiltak være å kategorimerke leverandørene våre i vårt leverandørregister innenfor kategoriene i oversikten nedenfor. I tillegg vil vi oppdatere våre onboarding rutiner for nye leverandører får å ivareta due diligence i onboardings-prosessen. Blant annet vil nye leverandører bli tagget til en kategori, og leverandører som tilhører en kategori med høy risiko vil bli flagget.

Biler og andre kjøretøy utgjør den største kategorien for Hyundai Motor Norway.  De to største leverandørene innenfor denne kategorien er Hyundai fabrikkene som produserer bilene som importeres til Norge.   Sluttproduksjon av bil er i henhold til høyrisikolisten lav risiko for brudd på menneskerettigheter, mens områdene råvare- og komponentproduksjon innenfor denne kategorien er høye risikoområder.  Felles for disse områdene er at typiske risikoer for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er dårlige og farlige arbeidsforhold, lav lønn og mangel på fagforeningsrettigheter.  I tillegg har råvareproduksjon flere andre utfordringer som for eksempel barnearbeid, finansiering av væpnet konflikt, og seksuell utnyttelse og vold. Hyundai Motor Norway vil derfor i 2024 arbeide med Hyundai Konsernet for å få kartlagt hvilke kontrollrutiner fabrikkene våre utfører på sin leverandørkjede.  

Andre kategorier som typisk innehar høy risiko, er eksempelvis renhold/kantine og transport der risiko er knyttet opp mot lav lønn og dårlige HMS forhold. Vi vil derfor også kartlegge våre leverandører knyttet opp mot disse kategoriene nærmere i 2024. 

Vår kategoriliste vil i 2024 bli videreutviklet, og vi vil gjennomføre risikovurderinger basert på vurdering av alvorlighetsgrad og sannsynlighet som vil bli lagt til i kategorilisten.  Kategorier med høy alvorlighetsgrad og høy sannsynlighet vil bli fulgt opp. 

HMN legger også stor vekt på å oppnå selskapets visjon om nullutslipp, resirkulering, karbonnøytralitet og bærekraft. Vi følger opp disse målene gjennom følgende initiativer:

• Klimagassutslipp fra biler med forbrenningsmotor har gjort at bilbransjen lenge har bidratt til klimautslipp. I vår virksomhet har vi over flere år aktivt arbeidet for å redusere utslippene. Vi har proaktivt fremmet og støttet insentiver som fremmer hel-elektriske drivlinjer. I HMN’s importvirksomhet utgjorde fra 2023 elbiler 100 prosent av personbilene vi tilbyr. Hyundai jobber kontinuerlig med å elektrifisere bilflåten og har mål om alle nye biler som selges i Europe fra 2035 enten er elbiler eller hydrogenelektriske.
• Hyundai arbeider målrettet mot selskapets visjon, «Progress for Humanity», og er klar over at resirkulering og bærekraft ikke er forbigående trender, men helt nødvendig. I tillegg til å tilby utslippsfrie transportløsninger på land, fortsetter vi å forske på bærekraftige materialer til bilenes interiør og lakk. Vi samarbeider også med Healthy Seas, en ikke-statlig organisasjon, for å bidra til å rydde havet. Gjennom resirkulering inkluderer produksjon av tekstiler laget av resirkulerte flasker, setetrekk og tepper laget av plantebaserte råmaterialer. I tillegg blir blomster omdannet til miljøvennlig lakk som brukes på dashbord og dører.
• Vårt mål innen 2045 er å oppnå karbonnøytralitet i hele verdikjeden, fra produksjon til drift. Dette vil vi oppnå ved å forbedre produksjonsprosessene, benytte fornybar energi i fabrikkene våre, og støtte våre leverandører i samme retning.
• Vi er engasjert i bærekrafts arbeidet. Under selskapets visjon, «Progress for Humanity», tar HMN initiativ for å skape en sunnere, bedre og mer bærekraftig verden for alle. Vi jobber dedikert hver dag. Vi reduserer jevnlig vårt karbonavtrykk ved å optimalisere leverandørkjeden og forbedre driften av våre fabrikker. Vi samarbeider med ikke-statlige organisasjoner for å styrke lokalsamfunn og beskytte miljøet. Videre er vi pådrivere for bruk av mer miljøvennlige materialer i bilproduksjonen. Vi er stolte av vårt bidrag til bærekraftig forvaltning.
• HMN har avsluttet samarbeidet med et reklamebyrå der vi opplevde at selskapet brukte for mange komponenter som ikke oppfylte våre miljøstandarder. Det ble for mye bruk av plakater, bannere og skilt som genererte mye avfall. Videre har HMN sluttet å bruke brosjyrer hos forhandlere. Kundene kan nå skanne en QR-kode for å få tilgang til en digital brosjyre. Dette bidrar til å redusere unødvendig avfall, og HMN støtter en økt digitalisering da kundene våre har full tilgang til denne typen markedsføring informasjonsutveksling.

Håndtering av uregelmessigheter hos leverandører tilknyttet HMN

Denne veiledningen gir en oversikt over stegene som bør følges ved identifisering og behandling av uregelmessigheter knyttet til åpenhetsloven hos våre leverandører. Ved å implementere disse stegene, sikrer HMN en effektiv og ansvarlig tilnærming til etterlevelse av lovverket. Ledelsen spiller en avgjørende rolle i å sikre at enhver uregelmessighet blir behandlet på en rettferdig og forsvarlig måte, og at passende tiltak blir iverksatt for å forebygge fremtidige hendelser. Ledelsen oppfordrer alle ansvarlige parter hos HMN til å ta denne veiledningen i bruk som et viktig verktøy i arbeidet med å opprettholde kravene til åpenenhetsloven.

Detaljerte kontroller

1. dentifisering av uregelmessigheter: Første skritt er å identifisere og dokumentere uregelmessigheter knyttet til åpenhetsloven hos leverandørene. Dette kan inkludere brudd på retningslinjer for menneskerettigheter, arbeidsforhold eller miljøstandarder.
2. Rapportering til ledelsen: De identifiserte uregelmessighetene skal rapporteres til ledelsen i selskapet. Dette kan inkludere relevante ledere som er ansvarlige for områdene berørt av uregelmessighetene, for eksempel økonomi-, IT-, HR- og administrasjonssjefen.
3. Vurdering av uregelmessighetene: Ledelsen bør foreta en grundig vurdering av uregelmessighetene for å forstå omfanget, alvorlighetsgraden og mulige konsekvenser for selskapet og dets omdømme.
4. Implementering av utbedringstiltak: Basert på vurderingen, bør ledelsen identifisere passende utbedringstiltak som skal implementeres. Disse tiltakene kan inkludere korrektive handlinger overfor leverandørene og prosedyrer for å forhindre lignende uregelmessigheter i fremtiden.
5. Delegere ansvar og myndighet: Ledelsen, spesielt økonomi-, IT-, HR- og administrasjonssjefen, bør ha ansvar og myndighet til å implementere utbedringstiltakene. De kan også delegere oppgaver til relevante ansatte i organisasjonen.
6. Oppfølging og rapportering: Det er viktig å følge opp implementeringen av utbedringstiltakene for å sikre at de gjennomføres effektivt. Dette kan inkludere regelmessig rapportering til ledelsen om status og eventuelle fremskritt.
7. Samsvar med lovgivning og retningslinjer: Ledelsen bør sikre at alle utbedringstiltak er i samsvar med gjeldende lovgivning og retningslinjer, inkludert Åpenhetsloven og relevante OECD-aktsomhetsretningslinjer.
8. Dokumentasjon og sporbarhet: Alle steg i prosessen bør dokumenteres for å sikre sporbarhet og transparens i håndteringen av uregelmessigheter.
9. Kommunikasjon med interessenter: Ledelsen bør vurdere om og hvordan man kommuniserer med relevante interessenter, inkludert leverandører, om de implementerte utbedringstiltakene.
10. Kontinuerlig forbedring: Ledelsen skal legge til rette for en kultur med kontinuerlig forbedring og læring fra hendelser knyttet til åpenhetsloven for å styrke selskapets ansvarlighet og bærekraftpraksis.

Hvordan sikrer HMN leverandørers overholdelse av åpenhetsloven

Denne veiledningen er utformet som et praktisk verktøy for HMN, med formål om å sikre at våre leverandører overholder kravene som følger av åpenhetsloven. Ved å inngå samarbeid med leverandører som deler vårt engasjement for grunnleggende menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold og miljøvern, styrker vi ikke bare vårt omdømme som ansvarlig bedrift, men bidrar også til en mer bærekraftig og rettferdig global forsyningskjede.

Veiledningen tar oss gjennom en systematisk prosess som inkluderer forberedelse, due diligence, kontraktsmessige forpliktelser og kontinuerlig oppfølging. Ved å implementere disse trinnene, kan HMN oppnå en effektiv og pålitelig måte å sikre at våre leverandører følger bestemmelser knyttet til menneskerettigheter, arbeidsstandarder og miljøhensyn.

Vi oppfordrer alle våre interne team og avdelinger i HMN til å ta i bruk denne veiledningen som en del av felles ansvar for ansvarlig forretningsdrift. Ved å samarbeide internt med denne veiledningen som retningslinje, legger vi grunnlaget for en mer rettferdig og bærekraftig fremtid hos HMN.

Prosess ved inngåelse av samarbeid med leverandør

1. Forberedelse og kartlegging: Før HMN inngår et nytt samarbeid med en leverandør, skal grundig forberedelse og kartlegging gjennomføres. Dette inkluderer å identifisere leverandørens forretningsområde, geografiske plassering, og potensielle risikoområder knyttet til menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold og miljøpåvirkning.
2. Due Diligence-prosess: Gjennomfører due diligence-prosess som beskrevet tidligere i dokumentet. 
3. Kontroll av sertifiseringer og standarder: Sjekk om leverandøren har relevante sertifiseringer eller overholder internasjonale standarder som er relevante for åpenhetsloven. Dette kan inkludere ISO-standarder, ILO-konvensjoner og bransjespesifikke retningslinjer.
4. Kontraktsmessige forpliktelser: Innfør klare og tydelige krav knyttet til overholdelse av åpenhetsloven i kontrakten med leverandøren. Dette bør inkludere krav om menneskerettigheter, arbeidsstandarder og miljøhensyn.
5. Kommunikasjon av forventninger: Tydeliggjør for leverandøren forventninger til samsvar med åpenhetsloven og vektleggingen av grunnleggende menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold og miljøvern.
6. Opplæring og bevisstgjøring: Gi nødvendig opplæring og bevisstgjøring til leverandøren om kravene og forventningene som følger av åpenhetsloven. Dette kan inkludere workshops, opplæringsmateriell og veiledning.
7. Regelmessig overvåking og oppfølging: Etabler en regelmessig overvåkings- og oppfølgingsprosess for å sikre at leverandøren kontinuerlig oppfyller kravene i henhold til åpenhetsloven. Dette kan inkludere rapportering, revisjoner og møter.
8. Risikostyring og beredskap: Identifiser potensielle risikoområder og utvikle beredskapsplaner for å håndtere eventuelle uregelmessigheter eller brudd på åpenhetsloven.
9. Dokumentasjon og sporbarhet: Dokumenter alle trinn i prosessen, inkludert resultater fra due diligence, kontraktsforpliktelser og eventuelle tiltak som er gjennomført for å sikre sporbarhet og dokumentasjon av samsvar.
10. Kontinuerlig Forbedring: Oppmuntre til en kultur med kontinuerlig forbedring, der erfaringer fra samarbeid med leverandører brukes til å styrke og forbedre kontrollprosessen.

Avslutning

Dette dokumentet, som omhandler retningslinjer for å etterleve åpenhetsloven, gir innsikt i hvordan vi forplikter oss til å overholde kravene knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, så vel som åpenhet, ansvarlighet og etisk praksis. Som en integrert del av Hyundai Motor Company, vil vi opprettholde høye standarder innen samfunnsansvar og bærekraftig praksis. Dette inkluderer våre forpliktelser overfor leverandører, kunder og markedene vi opererer. Vi vil løpende evaluere og forbedre våre prosedyrer og retningslinjer for å forsikre oss om at de er i samsvar med de nyeste lovkravene.